Business Intelligence kort fortalt
BI står for Business Intelligence. Det betyder, at en virksomhed samler, analyserer og viser data på en måde, der gør det lettere at træffe gode beslutninger.
BI bruges ofte til rapporter, dashboards og KPI’er. Det kan for eksempel hjælpe en virksomhed med at få overblik over salg, økonomi, kunder, lager og drift.
Kort sagt: BI hjælper dig med at forstå, hvad der sker i virksomheden, så du kan handle på fakta i stedet for mavefornemmelser.
Hvad betyder BI?
BI er en forkortelse for Business Intelligence. På dansk kan det oversættes til forretningsindsigt.
Det handler om at bruge virksomhedens data til at skabe bedre overblik. Mange virksomheder har data liggende i forskellige systemer. Det kan være i økonomisystemet, CRM-systemet, webshoppen, Excel-ark eller tidsregistreringsystemet.
Uden BI kan det være svært at samle tallene og få et klart billede. Med BI kan data samles ét sted og vises på en overskuelig måde.
Et simpelt eksempel:
En virksomhed vil gerne vide, hvilke produkter der sælger bedst. I stedet for at lede i flere systemer kan BI samle salgsdata, kundedata og lagerdata i ét dashboard. Så kan virksomheden hurtigt se, hvilke produkter der klarer sig godt, og hvilke der kræver handling.
Hvordan fungerer BI?
BI fungerer typisk ved, at data bliver samlet, behandlet og vist i rapporter eller dashboards.
Processen kan forklares i fire enkle trin:
1. Data samles fra forskellige systemer
Først hentes data fra de systemer, virksomheden allerede bruger. Det kan for eksempel være:
- Økonomisystem
- CRM-system
- ERP-system
- Webshop
- Lagerstyring
- Marketingplatforme
- Excel-ark
Formålet er at få data samlet, så man ikke skal lede efter tal flere forskellige steder.
2. Data renses og struktureres
Når data kommer fra flere systemer, kan der være fejl, dubletter eller forskellige måder at registrere ting på.
For eksempel kan én kunde stå skrevet med to forskellige navne i to systemer. BI-processen hjælper med at rydde op i data, så tallene bliver mere pålidelige.
3. Data vises i dashboards og rapporter
Når data er samlet og gjort klar, kan den vises visuelt. Det sker ofte i dashboards, grafer, tabeller og rapporter.
Et dashboard kan for eksempel vise:
- Omsætning denne måned
- Antal nye kunder
- Lagerstatus
- Budget sammenlignet med faktisk resultat
- Salg fordelt på produkter eller afdelinger
4. Virksomheden bruger data til beslutninger
Det vigtigste ved BI er ikke selve rapporten. Det vigtigste er, hvad virksomheden bruger informationen til.
BI kan for eksempel hjælpe med at svare på spørgsmål som:
- Hvilke produkter tjener vi mest på?
- Hvor mister vi kunder?
- Hvilke afdelinger klarer sig bedst?
- Hvor bruger vi for mange penge?
- Hvilke kampagner giver bedst resultat?
Hvad kan BI bruges til?
BI kan bruges i mange dele af en virksomhed. Det er ikke kun relevant for ledelsen. Det kan også hjælpe medarbejdere i salg, økonomi, marketing, lager, kundeservice og drift.
BI i salg
I salg kan BI bruges til at få overblik over kunder, ordrer og omsætning.
Eksempler på BI i salg:
- Hvilke kunder køber mest?
- Hvilke produkter sælger bedst?
- Hvor stor er salgs-pipelinen?
- Hvor mange tilbud bliver til ordrer?
- Hvilke sælgere når deres mål?
Med BI kan salgsafdelingen hurtigt se, hvor der er muligheder, og hvor der skal sættes ind.
BI i økonomi
I økonomiafdelingen kan BI bruges til at følge budgetter, omkostninger og resultater.
Eksempler på BI i økonomi:
- Budget sammenlignet med faktisk forbrug
- Omsætning pr. måned
- Dækningsgrad
- Cashflow
- Omkostninger pr. afdeling
Det gør det lettere at opdage problemer tidligt og træffe bedre økonomiske beslutninger.
BI i ledelse
For ledelsen kan BI give et samlet overblik over virksomhedens vigtigste nøgletal.
Eksempler på BI i ledelse:
- Omsætning
- Indtjening
- Kundetilfredshed
- Medarbejderperformance
- Produktionsmål
- Strategiske KPI’er
BI gør det lettere at følge udviklingen og tage beslutninger på et oplyst grundlag.
BI i lager og indkøb
BI kan også bruges til at styre lager og indkøb mere effektivt.
Eksempler på BI i lager og indkøb:
- Hvilke varer er ved at løbe tør?
- Hvilke varer ligger for længe på lager?
- Hvor ofte opstår restordrer?
- Hvilke leverandører leverer til tiden?
- Hvor meget kapital er bundet i lageret?
Det kan hjælpe virksomheden med at undgå både overfyldte lagre og udsolgte varer.
BI i marketing
I marketing kan BI bruges til at måle, hvilke aktiviteter der virker bedst.
Eksempler på BI i marketing:
- Hvilke kampagner skaber flest leads?
- Hvor kommer kunderne fra?
- Hvilke kanaler giver bedst afkast?
- Hvor meget koster det at få en ny kunde?
- Hvilke sider på hjemmesiden konverterer bedst?
Det gør det lettere at bruge marketingbudgettet rigtigt.
Eksempel på BI i praksis
Forestil dig en virksomhed, der hver måned laver rapportering manuelt i Excel.
FØR
Før BI ser processen sådan ud:
- Salgsdata hentes fra ét system
- Økonomidata hentes fra et andet system
- Lagerdata hentes fra et tredje system
- Tallene kopieres ind i Excel
- Rapporten sendes rundt på mail
- Flere personer bruger tid på at tjekke, om tallene passer
Det kan tage mange timer hver måned. Der er også risiko for fejl, fordi data flyttes manuelt.
EFTER
Efter BI kan processen se sådan ud:
- Data hentes automatisk fra systemerne
- Tallene opdateres løbende
- Rapporterne vises i et dashboard
- Alle ser de samme tal
- Ledelsen kan følge udviklingen uden at vente på en manuel rapport
Resultatet er mindre manuelt arbejde, færre fejl og hurtigere beslutninger.
Hvad er et BI-dashboard?
Et BI-dashboard er en visuel side, hvor virksomhedens vigtigste tal bliver vist samlet.
Et dashboard kan sammenlignes med instrumentbrættet i en bil. Når du kører bil, kan du hurtigt se hastighed, brændstof og advarsler. På samme måde kan et BI-dashboard vise virksomhedens vigtigste nøgletal.
Et godt dashboard viser kun de tal, der er vigtige for brugeren. Det skal være nemt at forstå og nemt at handle på.
Eksempler på elementer i et BI-dashboard:
- Grafer
- Tabeller
- KPI-bokse
- Filtre
- Udvikling over tid
- Sammenligning med mål eller budget
Et dashboard for salg kan for eksempel vise omsætning, antal ordrer, gennemsnitlig ordreværdi og salg pr. kundegruppe.
Hvad er fordelene ved BI?
BI kan give mange fordele, især hvis virksomheden i dag bruger meget tid på manuel rapportering eller har svært ved at få overblik.
Her er nogle af de vigtigste fordele
Bedre beslutninger
BI gør det lettere at træffe beslutninger baseret på data. I stedet for at gætte kan virksomheden se, hvad tallene faktisk viser.
Mindre manuelt arbejde
Når rapporter og dashboards opdateres automatisk, sparer medarbejdere tid. De skal ikke bruge lige så mange timer på at hente, kopiere og samle data manuelt.
Færre fejl i rapportering
Manuelle Excel-ark kan let give fejl. BI kan reducere risikoen, fordi data hentes og behandles mere struktureret.
Hurtigere overblik
Med BI kan brugere hurtigt se de vigtigste nøgletal. Det gør det lettere at opdage ændringer og reagere i tide.
Én fælles version af sandheden
Når alle arbejder ud fra de samme data, bliver der færre diskussioner om, hvilke tal der er rigtige.
Bedre styring af KPI’er
BI gør det lettere at følge virksomhedens mål. Det kan for eksempel være mål for salg, kundetilfredshed, leveringstid eller økonomi.
Hvad er ulemperne ved BI?
BI kan være meget værdifuldt, men det virker ikke automatisk. Der er også nogle typiske udfordringer.
Dårlig datakvalitet
Hvis data er forkerte, bliver rapporterne også forkerte. BI kræver derfor, at virksomheden arbejder med datakvalitet.
For mange dashboards
Nogle virksomheder bygger for mange dashboards på én gang. Det kan gøre BI forvirrende i stedet for hjælpsomt.
Uklare KPI’er
Hvis virksomheden ikke ved, hvad den vil måle, bliver BI svært at bruge. Det er vigtigt at vælge de rigtige nøgletal fra starten.
Manglende ansvar
BI kræver ejerskab. Der skal være nogen, der har ansvar for data, rapporter og opdateringer.
For meget fokus på værktøjet
Mange starter med at vælge et BI-værktøj. Det er bedre først at finde ud af, hvilke beslutninger og problemer BI skal hjælpe med.
Hvornår har en virksomhed brug for BI?
En virksomhed kan have brug for BI, når data begynder at blive svær at overskue.
Her er nogle tegn på, at BI kan være relevant:
- I bruger meget tid på Excel-rapporter
- I har data i flere forskellige systemer
- I er ofte uenige om tallene
- Rapportering tager lang tid
- Ledelsen mangler overblik
- I vil gerne følge KPI’er tættere
- I opdager problemer for sent
- I vil træffe flere beslutninger baseret på data
Hvis flere af punkterne passer på din virksomhed, kan BI være en god løsning.
Er BI kun for store virksomheder?
Nej, BI er ikke kun for store virksomheder.
Store virksomheder har ofte mange systemer og store datamængder, men mindre virksomheder kan også have stor glæde af BI.
En mindre virksomhed kan for eksempel bruge BI til at få overblik over:
- Salg
- Kunder
- Lager
- Marketing
- Økonomi
- Medarbejdertimer
- Projekter
Det vigtigste er ikke virksomhedens størrelse. Det vigtigste er, om data kan hjælpe virksomheden med at træffe bedre beslutninger.
Hvilke BI-værktøjer findes der?
Der findes mange forskellige BI-værktøjer. Nogle er brede platforme, mens andre er mere specialiserede.
Eksempler på kendte BI-værktøjer:
- Microsoft Power BI
- Microsoft Fabric
- Jet Reports
- Tableau
- Qlik
- Looker
- SAP Analytics Cloud
- Google Looker Studio
- Specialiserede BI-løsninger til bestemte brancher
Det bedste værktøj afhænger af virksomhedens behov, budget, datakilder og interne kompetencer.
For nogle virksomheder er Power BI et godt valg. For andre kan en anden løsning være bedre. Det vigtigste er, at værktøjet passer til de problemer, virksomheden vil løse.
Vi anbefaler at man bruger Microsoft Power BI, hvis man f.eks. et andet Microsoft produkt som ERP system. F.eks. Business Central
Omdan dine data til forretningsmæssig indsigt og skab en datadrevet kultur der danner grundlag for jeres beslutninger.
Automatiser din rapportering
0:33 varighed
KOM I GANG MED DATASPONGE
Oplev hvad DataSponge kan gøre for din virksomhed
Se med dine egne øjne hvad DataSponge kan gøre for dig. Snak med en rådgiver eller book en demo og få en uforpligtende gennemgang af vores løsninger
Snak med en rådgiverBook en demo
