Hvad er et dashboard? Kort fortalt er det en visuel visning af udvalgte data og KPI’er, som hjælper en bruger med hurtigt at forstå status, udvikling og afvigelser. Et dashboard kan samle data fra eksempelvis økonomisystem, CRM, lager, webshop og Excel og præsentere dem i KPI-kort, grafer og tabeller. Værdien ligger ikke i selve skærmbilledet, men i at gøre de rigtige spørgsmål lettere at besvare og omsætte svarene til handling.
Hvad er et dashboard helt konkret?
Ordet dashboard kommer fra bilens instrumentbræt. Føreren behøver ikke se alle motorens data, men skal kunne aflæse hastighed, brændstof og advarsler hurtigt. Et virksomhedsdashboard bygger på samme princip: Det vigtigste skal være synligt, mens detaljer kan findes, når der er behov for dem.
Et dashboard viser derfor ikke nødvendigvis alle virksomhedens data. Det samler de informationer, som en bestemt målgruppe har brug for til et bestemt formål. For ledelsen kan det være omsætning, resultat, likviditet og forecast. For lageret kan det være beholdning, restordrer og varer med lav omsætningshastighed.
Mange moderne dashboards er interaktive. Brugeren kan ændre periode, filtrere på en afdeling eller kunde og klikke sig fra et samlet nøgletal til de poster, der ligger bag. På den måde kombineres hurtigt overblik med mulighed for analyse.
Hvordan fungerer et dashboard?
Dashboardet er det synlige lag i en længere datakæde. Først hentes data fra de relevante systemer. Derefter renses og struktureres data, så navne, datoer, relationer og beregninger hænger sammen. I en fælles model defineres KPI’er og forretningslogik. Til sidst vises resultatet i en rapport eller et dashboard.
På vores side om datakilder og systemer kan I se eksempler på ERP-, CRM-, tidsregistrerings- og andre systemer, som kan indgå i rapporteringen. Det afgørende er ikke kun, om data kan hentes, men om kilden er den rigtige til den beslutning, dashboardet skal understøtte.
Med Microsoft Power BI kan virksomheder bygge interaktive rapporter, dele dem med relevante brugere og sætte dataopdatering i system. Et dashboard kan dermed blive en fælles indgang til nøgletal i stedet for endnu en fil, som kun én person kan opdatere.
Hvorfor anvender virksomheder dashboards?
Virksomheder bruger dashboards til at skabe et hurtigere og mere ensartet overblik. Når information ligger spredt i regneark og systemer, bruges der ofte tid på at finde, kopiere og kontrollere tal, før analysen kan begynde. En stabil datakæde og planlagte opdateringer kan reducere dette manuelle arbejde.
Et dashboard kan blandt andet hjælpe virksomheden med at:
følge udviklingen i centrale KPI’er
sammenligne mål, budget og realiserede tal
opdage afvigelser og tendenser tidligere
undersøge resultater på tværs af perioder og dimensioner
dele et fælles overblik mellem ledelse og afdelinger
prioritere opfølgning på de områder, der kræver handling
Fordelene opstår dog ikke automatisk. Et dashboard kan vise forkerte eller forældede tal lige så tydeligt som korrekte tal. Datakvalitet, definitioner og ansvar skal derfor være på plads.
Tre typer dashboards med forskellige formål
Dashboards opdeles ofte i strategiske, operationelle og analytiske dashboards. Grænserne er ikke altid skarpe, men opdelingen hjælper med at afklare målgruppe og behov.
Strategiske dashboards
Et strategisk dashboard viser få overordnede mål og bruges typisk af direktion, ledelse eller bestyrelse. Fokus kan være omsætning, resultat, likviditet, vækst, kundesammensætning og udvikling mod budget eller strategi. Data opdateres i den frekvens, hvor ledelsen reelt kan træffe beslutninger.
Operationelle dashboards
Et operationelt dashboard understøtter den daglige eller ugentlige drift. Det kan vise ordreindgang, levering, kapacitetsudnyttelse, sagsbehandling, lagerbeholdning eller restordrer. Her kan hyppige opdateringer være relevante, fordi medarbejderne kan reagere hurtigt.
Analytiske dashboards
Et analytisk dashboard giver mulighed for at udforske historik, segmenter og årsager. Brugeren kan eksempelvis undersøge, hvilke kunder eller varer der forklarer en ændring i dækningsbidraget. Denne type har ofte flere filtre og detaljer end det strategiske dashboard.
Den samme Power BI-løsning kan godt indeholde alle tre perspektiver, men de bør ikke presses ind på den samme side. Et ledelsesoverblik mister sin funktion, hvis det fyldes med alle de detaljer, driften har brug for.
Dashboard eller traditionel rapport?
Et dashboard er velegnet til løbende overvågning og interaktiv udforskning. En traditionel rapport opsummerer ofte en afgrænset periode og tilføjer forklaring, vurdering og anbefaling. Dashboardet hjælper med at opdage og undersøge. Rapporten hjælper med at forklare og beslutte.
Det betyder ikke, at dashboardet altid er hurtigere, eller at rapporten er forældet, når den er færdig. Det afhænger af datakilder, opdateringsfrekvens og proces. En automatisk opdateret månedsrapport kan være både aktuel og effektiv, mens et dashboard med dårlig forbindelse kan være misvisende.
I praksis fungerer de to formater bedst sammen. Dashboardet leverer det fælles datagrundlag og mulighed for at gå i dybden. Måneds- eller ledelsesrapporten samler konklusioner, risici og beslutninger til en bestemt modtager.
Kan et dashboard tilpasses forskellige behov?
Ja. Et godt dashboard er designet til en konkret rolle og beslutningssituation. Det betyder ikke, at hver bruger nødvendigvis skal have sin egen datamodel. Tværtimod kan fælles definitioner kombineres med forskellige visninger, filtre og adgangsniveauer.
En CFO kan have brug for budgetafvigelser, likviditet og resultat på selskabsniveau. En salgsleder skal måske se ordreindgang, pipeline, margin og nye kunder pr. sælger. En lageransvarlig har brug for beholdning, lagerdage og restordrer. De forskellige visninger kan bygge på den samme kontrollerede model.
På vores sider om finansrapportering og salgsrapportering kan I se eksempler på nøgletal og dimensioner, som kan tilpasses henholdsvis økonomi og salg.
Hvilke KPI’er skal et dashboard vise?
Et dashboard skal vise de KPI’er, der er afgørende for brugerens mål og beslutninger. Flere tal giver ikke nødvendigvis mere indsigt. Hver KPI bør have en tydelig definition, datakilde, ejer, målværdi og opdateringsfrekvens.
Typiske eksempler er:
Finans: omsætning, resultat, dækningsbidrag, omkostninger og likviditet
Salg: ordreindgang, konverteringsrate, gennemsnitsordre, nye kunder og pipeline
Lager: lagerværdi, omsætningshastighed, lagerdage og restordrer
Marketing og kunde: kundeanskaffelsesomkostning, konverteringer, genkøb og kundetilfredshed
Et nøgletal bør desuden vises med kontekst. Omsætning på 10 millioner kroner kan være positivt eller negativt afhængigt af budget, sidste år, sæson og margin. Vis derfor mål, sammenligning og udvikling, så brugeren kan vurdere betydningen.
Skal et dashboard vise data i realtid?
Ikke nødvendigvis. Realtid er relevant, når virksomheden kan og skal reagere med det samme. Det kan gælde drift, produktion, support eller kritiske lagerbevægelser. Til økonomi- og ledelsesrapportering kan daglig, ugentlig eller månedlig opdatering være tilstrækkelig.
Opdateringsfrekvensen bør passe til tre forhold: hvor ofte kilden ændrer sig, hvor hurtigt virksomheden kan reagere, og hvad det koster at drive løsningen. Et tal bliver ikke mere værdifuldt, blot fordi det opdateres hvert minut.
Vær også tydelig om seneste opdatering. Brugeren skal kunne se, om dashboardet viser dagens tal, gårsdagens afsluttede data eller den seneste bogførte måned.
Sådan bygger og anvender I et dashboard i seks trin
-
Start med beslutningerne
Beskriv de spørgsmål, dashboardet skal besvare, og hvilke handlinger svarene kan føre til. “Vi vil have et salgsdashboard” er for bredt. “Vi vil opdage fald i ordreindgang og se, hvilke kunder og varer der forklarer det” er et anvendeligt udgangspunkt.
-
Vælg målgruppe og brugssituation
Aftal hvem der bruger dashboardet, på hvilket møde eller i hvilken arbejdsgang, og hvor ofte. Det afgør detaljeniveau, navigation og opdatering.
-
Definér KPI’er og kilder
Dokumentér beregninger, afgrænsninger og datakilder. Hvis salg og økonomi bruger forskellige definitioner af omsætning, skal forskellen løses før visualiseringen.
-
Design fra overblik til forklaring
Placér de vigtigste KPI’er først. Brug grafer til udvikling og sammenligning, tabeller til præcise detaljer og filtre til relevante valg. Farver bør have en konsekvent betydning og aldrig være den eneste måde, status kommunikeres på.
-
Test tallene og brugen
Afstem resultater med kildesystemerne, og lad de faktiske brugere afprøve dashboardet. Kan de finde svaret uden en lang forklaring? Er der information, som mangler, eller elementer, som ingen bruger?
-
Følg op og vedligehold
Aftal ejerskab for data, model og rapport. Revidér KPI’er, adgang og visninger, når forretningen ændrer sig. Et dashboard er et levende arbejdsredskab, ikke en engangsleverance.
Fra skærmbillede til beslutning
Et dashboard skaber først værdi, når det indgår i en fast arbejdsgang. På et opfølgningsmøde kan teamet bruge fire spørgsmål: Hvad har ændret sig? Hvad forklarer afvigelsen? Hvad beslutter vi at gøre? Hvem følger op og hvornår?
Hos DataSponge arbejder vi med hele sammenhængen fra datakilder og fælles model til visualisering og anvendelse. Hvis I bruger Business Central, kan I læse om vores tilgang til et samlet rapporteringsgrundlag. Vil I afklare, hvilket dashboard der giver mening for jeres virksomhed, kan I booke en demo med udgangspunkt i jeres beslutninger, systemer og KPI’er.
