Hvad er Power BI? Kort fortalt er det Microsofts platform til business intelligence, rapportering og datavisualisering. Power BI kan forbinde data fra blandt andet Excel, økonomisystemer, CRM, databaser og cloudtjenester og præsentere dem i interaktive rapporter. Formålet er ikke kun at gøre tallene pænere. Det er at give ledelse og medarbejdere et fælles overblik, som kan bruges til at forstå udviklingen og træffe bedre beslutninger.
Hvad er Power BI helt konkret?
Power BI er en samling værktøjer til at hente, bearbejde, modellere, visualisere og dele data. Det synlige resultat er typisk en rapport med grafer, KPI-kort, tabeller og filtre. Under rapporten ligger der imidlertid en datamodel, hvor kilder, relationer og beregninger bindes sammen.
Det er en vigtig forskel. Hvis man betragter Power BI som et tegneprogram til dashboards, risikerer man at fokusere på farver og diagrammer, før tallene er defineret. En god Power BI-løsning begynder med de spørgsmål, virksomheden skal kunne besvare, og med et datagrundlag, der kan bære svarene.
Power BI kan bruges af både rapportudviklere og forretningsbrugere. Nogle bygger datamodeller og rapporter. Andre åbner færdige rapporter, filtrerer på deres ansvarsområde og går fra et overordnet nøgletal til de detaljer, der forklarer udviklingen.
Sådan fungerer Power BI fra data til indsigt
Arbejdet kan forstås som en kæde med fem led. Hvert led skal fungere, hvis rapporten skal være troværdig og anvendelig.
-
Forbind datakilderne
Power BI kan forbindes med filer, databaser og forskellige forretningssystemer. Det kan eksempelvis være Excel, Business Central, e-conomic, CRM, webshop, tidsregistrering eller SQL. På vores side om datakilder og systemer kan I se eksempler på de kilder, vi arbejder med.
At Power BI kan forbinde til en kilde, betyder ikke nødvendigvis, at alle data bør hentes direkte ind i hver rapport. Når antallet af kilder og rapporter vokser, kan et fælles datalag være en mere robust løsning.
-
Rens og form data
Rå data passer sjældent direkte til rapportering. Kolonnenavne skal måske ensrettes, datatyper rettes, dubletter håndteres, og tabeller kombineres. Power Query bruges til at beskrive disse transformationer, så de kan gentages ved næste opdatering.
Det reducerer behovet for manuelle mellemregninger, men automatisering er ikke det samme som fejlfrihed. Reglerne skal dokumenteres, og resultatet skal kontrolleres mod kildesystemet.
-
Byg en fælles datamodel
I den semantiske model oprettes relationer mellem eksempelvis datoer, kunder, varer og posteringer. Her defineres også beregninger og KPI’er, ofte ved hjælp af DAX. Hvis “omsætning”, “aktiv kunde” eller “dækningsbidrag” betyder noget forskelligt fra rapport til rapport, får organisationen flere versioner af sandheden.
Modellen er derfor en central del af løsningen. Den gør det muligt at genbruge de samme definitioner på tværs af rapporter og vise tallene efter periode, afdeling, selskab, kunde, vare eller andre relevante dimensioner.
-
Visualisér de rigtige spørgsmål
Visualiseringen skal vælges efter det spørgsmål, brugeren har. Et KPI-kort kan vise status mod mål. En kurve viser udvikling over tid. Et søjlediagram gør kategorier lettere at sammenligne, mens en tabel er nyttig, når præcise værdier og detaljer er vigtigst.
Interaktiviteten gør, at brugeren kan filtrere og bore ned i data. Hvis omsætningen falder, kan rapporten eksempelvis hjælpe med at undersøge, om ændringen kommer fra bestemte kunder, produkter, markeder eller perioder.
-
Publicér, del og opdatér
Når rapporten er bygget, kan den publiceres i Power BI-tjenesten. Her kan adgang styres, indhold organiseres i arbejdsområder og apps, og dataopdatering planlægges. Afhængigt af datakilden og opsætningen kan der være behov for en gateway eller et andet forbindelseslag.
Det er her, Power BI bliver en fælles rapporteringsflade frem for en lokal fil. Brugerne kan tilgå de rapporter, de har rettigheder til, og arbejde med et ensartet beslutningsgrundlag.
Power BI Desktop, Power BI-tjenesten og Microsoft Fabric
Power BI Desktop er Windows-programmet, hvor rapportudvikleren typisk forbinder data, bygger modellen og designer rapporten. Power BI-tjenesten er cloudmiljøet, hvor rapporter publiceres, deles, opdateres og administreres. Der findes også mobilapps til visning og interaktion på telefon og tablet.
Microsoft Fabric er den bredere analyse- og dataplatform, hvor Power BI udgør business intelligence-laget. Fabric kan blandt andet bruges til at samle og bearbejde data tidligere i kæden, mens Power BI bruges til modellering, analyse og præsentation. Læs mere om vores arbejde med Microsoft Fabric, hvis jeres behov rækker ud over enkelte rapporter og datakilder.
Hvad kan Power BI bruges til i virksomheden?
Power BI er ikke bundet til én afdeling. Den samme model kan understøtte forskellige målgrupper med hver sin rapportvisning.
Økonomi og ledelse: Følg omsætning, resultat, dækningsbidrag, omkostninger, likviditet, budget og forecast. En Power BI-løsning til finansrapportering kan gøre det lettere at sammenligne perioder og undersøge afvigelser.
Salg: Analysér salg pr. kunde, vare, sælger eller marked, og følg ordreindgang, pipeline, margin og nye kunder. Se eksempler på mulighederne i vores løsning til salgsrapportering.
Lager og indkøb: Følg lagerværdi, omsætningshastighed, restordrer, leverandører og langsomt omsættelige varer. Det kan gøre kapitalbinding og vareflow mere synligt.
Drift og projekter: Sammenhold timer, kapacitet, levering, kvalitet, omkostninger og fremdrift. Den konkrete rapport skal afspejle den proces og de beslutninger, teamet faktisk ejer.
Tværgående ledelsesrapportering: Kombinér økonomi med salg, lager, CRM eller andre kilder. Det gør det muligt at se sammenhænge, som ikke findes i ét system alene.
Power BI med Business Central og Dynamics NAV
Business Central er et ERP-system, hvor virksomheder blandt andet arbejder med økonomi, salg, indkøb og lager. Power BI er analyse- og rapporteringslaget, der kan præsentere Business Central-data mere fleksibelt og kombinere dem med andre datakilder.
Rapporter kan bygges til eksempelvis resultatopgørelse, balance, budgetopfølgning, kundesalg, vareanalyse og lager. Nogle Power BI-rapporter kan også vises inde i Business Central, mens mere omfattende analyse typisk foregår i Power BI-tjenesten.
På vores side om Power BI-rapportering til Business Central beskriver vi en struktur med database, fælles Power BI-model og rapporter. Den tilgang er relevant, når rapporteringen skal kunne udvides, genbruge definitioner og samle flere kilder.
Søgningen “Power BI NAV” bruges stadig af virksomheder, der har Microsoft Dynamics NAV. Business Central bygger historisk videre på Dynamics NAV, men NAV-installationer kan variere betydeligt i version, tilpasninger og drift. Den rigtige forbindelse til Power BI afhænger derfor af det konkrete setup. Før rapporten bygges, bør I afklare adgang til data, historik, tilpasninger, opdateringsbehov og den langsigtede ERP-plan.
Power BI-rapport, dashboard og navigation
Begreberne rapport og dashboard bruges ofte som synonymer, men i Power BI er de ikke helt det samme. En rapport består typisk af en eller flere interaktive sider og er baseret på en semantisk model. Et dashboard er en samlet visning i Power BI-tjenesten, hvor elementer kan fastgøres fra forskellige rapporter og modeller.
For de fleste brugere er rapporten det centrale arbejdsredskab. God navigation betyder, at man hurtigt kan skifte mellem overblik og detaljer, filtrere på periode eller afdeling og vende tilbage til udgangspunktet. Navigationen bør følge brugerens spørgsmål frem for organisationen af tabellerne bag rapporten.
Fordelene ved Power BI opstår ikke automatisk
Power BI kan reducere gentagne Excel-udtræk, samle flere kilder og give flere medarbejdere adgang til de samme nøgletal. Planlagte opdateringer kan gøre rapporteringen mere aktuel, og interaktive visninger kan forkorte vejen fra afvigelse til forklaring.
Men værktøjet kan ikke i sig selv rette dårlige data, uklare KPI-definitioner eller manglende ansvar. En flot rapport kan stadig vise et misvisende tal. Licenser, adgang, sikkerhed, opdateringsfrekvens, performance og vedligeholdelse skal også tænkes ind. Det er derfor mere præcist at sige, at Power BI kan reducere manuelt arbejde og risikoen for kopieringsfejl, når datakæden er bygget og kontrolleret korrekt.
Sådan kommer I godt i gang med Power BI
Start med forretningen og ikke med diagrammet. Fem spørgsmål giver et godt første grundlag:
Hvilke beslutninger skal rapporten gøre lettere?
Hvilke KPI’er og definitioner skal være fælles?
Hvor findes de nødvendige data, og hvem ejer dem?
Hvor ofte skal data opdateres, og hvem skal have adgang?
Hvordan kontrollerer vi, at rapporten stemmer med kilderne?
Hos DataSponge arbejder vi med hele sammenhængen fra datakilder og model til rapporter og anvendelse. Målet er ikke flest mulige dashboards, men en rapportering, som er enkel at bruge og bygget på data, I kan stole på. På vores side om Microsoft Power BI kan I se flere muligheder og eksempler. Er I klar til at afklare jeres behov, kan I booke en demo med udgangspunkt i jeres systemer, nøgletal og beslutninger.
