For mange økonomiafdelinger er månedsrapporteringen stadig en tung og manuel proces.
Tal skal eksporteres fra ERP-systemet. Budgetter skal findes frem. Manuelle justeringer skal tilføjes. Nøgletal skal beregnes. Og til sidst skal det hele samles i Excel, før rapporteringen kan sendes videre til ledelsen.
Det virker måske overskueligt, når processen bliver bygget op første gang. Men måned efter måned vokser kompleksiteten.
Flere filer. Flere manuelle trin. Flere afhængigheder. Flere steder, hvor der kan opstå fejl.
Det var netop situationen hos en af vores kunder.
Virksomheden ønskede at gøre den finansielle rapportering mere effektiv og mindre afhængig af manuelle Excel-processer. Målet var ikke at fjerne Excel fuldstændigt, men at bruge Excel dér, hvor det giver mening, og automatisere resten.
Resultatet blev en samlet finansiel rapporteringsløsning, hvor data fra Business Central, budgetter og manuelle justeringer bliver samlet automatisk og præsenteret i Power BI.
Når rapporteringen bliver en månedlig produktionsopgave
Mange økonomiafdelinger kan genkende processen.
Når måneden er afsluttet, begynder arbejdet med at samle rapporteringen.
Finansielle data eksporteres fra Business Central. Budgettal hentes fra et andet regneark. Fordelinger eller manuelle korrektioner ligger måske i en tredje fil. Derefter bygges rapporteringen op gennem formler, pivottabeller og forskellige Excel-modeller.
Problemet er ikke nødvendigvis Excel i sig selv.
Problemet opstår, når Excel bliver det sted, hvor hele rapporteringsprocessen hænger sammen.
Det betyder ofte, at økonomiafdelingen hver måned skal gentage de samme manuelle opgaver:
- hente nye data
- kopiere og indsætte tal
- kontrollere formler
- opdatere pivottabeller
- tilføje manuelle justeringer
- beregne nøgletal
- kontrollere, at rapporterne stemmer
- distribuere de færdige rapporter
Det tager tid.
Og jo flere manuelle trin processen består af, desto større bliver risikoen for, at en formel ikke bliver opdateret, en filversion er forkert, eller et tal bliver kopieret ind det forkerte sted.
For kunden var målet derfor klart:
Rapporteringen skulle være mere automatiseret, mere ensartet og mindre afhængig af manuel håndtering.
Løsningen: Ét samlet grundlag for den finansielle rapportering
Vi byggede en løsning, hvor de forskellige datakilder bliver samlet i én fælles rapporteringsproces.
De finansielle data fra Business Central hentes automatisk og kombineres med budgetter og de manuelle oplysninger, som virksomheden fortsat har behov for at vedligeholde i Excel.
I stedet for at økonomiafdelingen hver måned skal samle rapporteringen fra bunden, bliver en stor del af processen nu håndteret automatisk.
Det giver en vigtig ændring i arbejdsgangen.
Økonomiafdelingen bruger mindre tid på at producere rapporteringen og kan i stedet bruge mere tid på at analysere den.
Finansielle data direkte fra Business Central
Business Central er den centrale kilde til virksomhedens faktiske regnskabstal.
Tidligere skulle data trækkes ud og bearbejdes manuelt, før de kunne indgå i rapporteringen.
I den nye løsning bliver de finansielle data hentet automatisk og gjort tilgængelige i rapporteringsmodellen.
Det betyder, at økonomiafdelingen ikke længere skal bruge tid på at eksportere de samme informationer hver måned og sikre, at de bliver indlæst korrekt i de forskellige rapporteringsark.
Når de underliggende data bliver opdateret, kan rapporteringen opdateres på baggrund af det samme datagrundlag.
Det giver samtidig større ensartethed.
Alle rapporter tager udgangspunkt i de samme data i stedet for i forskellige lokale kopier af regnskabstallene.
Excel blev ikke fjernet – det fik en anden rolle
Når virksomheder taler om automatisering, bliver Excel nogle gange gjort til problemet.
Det er sjældent så enkelt.
Excel er fortsat et stærkt værktøj, når økonomiafdelingen skal arbejde fleksibelt med eksempelvis budgetter, forecast eller manuelle justeringer.
Derfor var målet i denne løsning heller ikke at fjerne Excel.
I stedet blev Excel flyttet væk fra rollen som selve rapporteringsmotoren.
Budgetter og specifikke manuelle justeringer bliver fortsat håndteret i Excel og SharePoint. Men i stedet for efterfølgende at skulle kopieres manuelt ind i forskellige rapporter bliver oplysningerne integreret med de øvrige finansielle data.
Det giver virksomheden det bedste fra begge verdener.
Excel bevares som et fleksibelt værktøj til input, mens den gentagne databehandling og rapportering automatiseres.
Nøgletal beregnes automatisk
En anden vigtig del af løsningen var virksomhedens KPI’er og finansielle nøgletal.
Når nøgletal beregnes manuelt i forskellige Excel-ark, kan der hurtigt opstå flere versioner af den samme sandhed.
Hvordan beregnes dækningsgraden?
Hvilke konti indgår i et bestemt resultatmål?
Hvordan fordeles et nøgletal mellem forskellige afdelinger?
Hvis beregningerne ligger i individuelle regneark, kan logikken ændre sig over tid eller være forskellig fra rapport til rapport.
I den nye løsning bliver de relevante KPI’er og nøgletal beregnet automatisk ud fra den samme definerede logik.
Samtidig kan tallene analyseres helt ned på de enkelte afdelinger.
Det betyder, at ledelsen ikke kun får et samlet billede af virksomhedens økonomi, men også kan se, hvad der driver udviklingen i forskellige dele af organisationen.
Fra statiske rapporter til interaktiv analyse
Den færdige rapportering bliver præsenteret i Power BI.
Her kan ledelsen gå fra det overordnede finansielle billede og videre ned i detaljerne.
I stedet for kun at modtage en statisk rapport kan brugerne eksempelvis analysere:
- resultat og udvikling over tid
- actual mod budget
- relevante finansielle KPI’er
- forskelle mellem afdelinger
- udviklingen i specifikke omkostninger eller indtægter
- hvilke områder der driver større afvigelser
Det gør rapporteringen mere anvendelig.
Hvis et nøgletal afviger fra forventningen, kan ledelsen undersøge årsagen direkte i rapporten i stedet for at bede økonomiafdelingen om at producere et nyt regneark.
Rapporteringen går dermed fra primært at være dokumentation af, hvad der er sket, til at blive et værktøj til løbende økonomisk styring.
Teknologien bag løsningen
Løsningen kombinerer forskellige værktøjer med hver sin rolle.
Business Central er kilden til de finansielle regnskabsdata.
Excel og SharePoint bruges til budgetter og de manuelle justeringer, som fortsat kræver input fra økonomiafdelingen.
Power BI samler informationerne i interaktive rapporter og dashboards, hvor økonomi og ledelse kan følge udviklingen og analysere resultaterne.
Det afgørende er ikke de enkelte værktøjer.
Det afgørende er, at de indgår i én samlet proces.
Data skal ikke længere flyttes manuelt mellem systemerne hver måned. I stedet bliver de forskellige informationskilder samlet og gjort tilgængelige i den samme rapportering.
Mindre tid på rapportproduktion
Den mest synlige gevinst ved automatiseringen er den tid, økonomiafdelingen ikke længere skal bruge på gentagne manuelle opgaver.
Når dataindsamling, beregninger og en stor del af rapporteringsprocessen automatiseres, bliver månedsrapporteringen mindre tung.
Det betyder ikke, at økonomiafdelingen ikke længere skal kvalitetssikre tallene.
Men kvalitetssikringen kan i højere grad handle om selve økonomien frem for om, hvorvidt en formel eller et Excel-link virker.
Det er en væsentlig forskel.
Tid, der tidligere blev brugt på at samle data, kan i stedet bruges på at forstå data.
Færre manuelle fejl
Der er også en anden gevinst.
Jo flere manuelle processer der fjernes, desto færre muligheder er der for menneskelige fejl.
En forkert kopiér/indsæt-operation.
En formel, der ikke er trukket langt nok ned.
En gammel version af et budget.
En reference til det forkerte regneark.
Det er klassiske fejl, som de fleste økonomiafdelinger har oplevet.
Når data og beregninger i højere grad håndteres automatisk, reduceres denne risiko.
Samtidig bliver rapporteringen lettere at vedligeholde, fordi beregningslogikken ligger centralt frem for i en lang række individuelle Excel-filer.
Ét fælles beslutningsgrundlag
For ledelsen er værdien først og fremmest et mere konsistent og opdateret billede af virksomhedens økonomi.
Når forskellige rapporter bygger på samme datagrundlag og samme definitioner, bliver der mindre tid brugt på diskussioner om, hvilket tal der er det rigtige.
I stedet kan samtalen handle om det væsentlige:
Hvorfor udvikler tallene sig, som de gør – og hvad skal vi gøre ved det?
Det er i sidste ende formålet med god finansiel rapportering.
Ikke blot at vise historiske tal, men at give ledelsen et bedre grundlag for at træffe beslutninger.
Automatisering handler ikke om at fjerne Excel
Virksomhedens løsning viser også en vigtig pointe.
Automatisering af finansiel rapportering behøver ikke betyde, at alt skal flyttes væk fra Excel.
Ofte handler det i stedet om at bruge de enkelte værktøjer til det, de er bedst til.
Business Central leverer de faktiske regnskabsdata.
Excel giver fleksibilitet til budgetter og manuelle input.
Power BI samler og visualiserer informationerne.
Når de tre områder bliver koblet sammen, kan virksomheden bevare fleksibiliteten og samtidig fjerne en stor del af det manuelle arbejde.
Resultatet for denne kunde er en mere ensartet og opdateret finansiel rapportering, hvor økonomiafdelingen bruger mindre tid på tunge manuelle processer, risikoen for fejl er reduceret, og ledelsen har fået et langt stærkere grundlag for at følge virksomhedens økonomiske udvikling.
Bruger jeres økonomiafdeling stadig mange timer på månedsrapporteringen?
Hvis rapporteringen i dag kræver manuelle udtræk fra Business Central, kopiering mellem Excel-filer og gentagne beregninger af de samme nøgletal, er der ofte et stort potentiale for automatisering.
Hos DataSponge hjælper vi virksomheder med at samle deres finansielle data og skabe rapportering i Power BI, så økonomiafdelingen kan bruge mindre tid på at producere rapporter og mere tid på at skabe indsigt.
Vil I undersøge, hvor meget af jeres nuværende rapportering der kan automatiseres? Book en uforpligtende gennemgang af jeres datakilder, Excel-processer og rapporteringsbehov.
