Jo flere selskaber en virksomhed består af, desto sværere bliver det at skabe ét samlet billede af økonomien.
Ikke fordi tallene mangler. Men fordi de befinder sig forskellige steder.
Data findes ofte allerede i de enkelte selskabers ERP-systemer. Udfordringen er, at de ligger forskellige steder, kan være struktureret forskelligt og måske ovenikøbet er bogført i forskellige valutaer.
Det gør koncernrapportering til mere end bare summen af fire resultatopgørelser.
For hvordan sammenligner man selskaberne på samme grundlag? Hvordan sikrer man, at valutaomregningen bliver ens hver gang? Og hvordan undgår man, at økonomiafdelingen måned efter måned bruger tid på at eksportere, omregne og samle de samme data?
Det var udgangspunktet for en løsning, vi har bygget for en virksomhed med fire selskaber.
Selskaberne arbejder i forskellige ERP-systemer og med forskellige valutaer, men ledelsen havde brug for at se koncernen som én samlet forretning.
Fire selskaber – fire forskellige udgangspunkter
Når hvert selskab fungerer som sin egen enhed, er rapporteringen ofte forholdsvis enkel lokalt.
Det enkelte selskab kender sit eget regnskab.
De ved, hvordan kontoplanen er bygget op, hvilken valuta de rapporterer i, og hvordan tallene skal forstås.
Kompleksiteten opstår først, når informationerne skal løftes op på koncernniveau.
Her skal forskellige datasæt pludselig passe sammen.
Hvis ét selskab rapporterer i danske kroner, et andet i euro og et tredje i en anden lokal valuta, kan tallene ikke bare lægges sammen.
Samtidig kan de enkelte ERP-systemer være sat forskelligt op.
Konti kan have forskellige numre.
Finansielle kategorier kan være struktureret forskelligt.
Og rapporteringen kan være bygget op efter lokale behov.
Det betyder, at koncernrapporteringen ofte ender med at kræve en del manuelt arbejde, før ledelsen får det samlede billede.
Når Excel bliver mellemleddet
I mange virksomheder bliver Excel den praktiske løsning på problemet.
Data eksporteres fra de forskellige ERP-systemer.
Valutaer omregnes.
Konti mappes.
Resultatopgørelser samles.
Og til sidst bygges en koncernrapport, som kan sendes videre til ledelsen.
Det kan fungere fint i en periode.
Men det bliver hurtigt en tung proces, hvis den skal gentages hver måned.
Særligt når virksomheden vokser.
Der kommer flere selskaber til.
Flere dimensioner.
Flere brugere.
Flere rapporteringsbehov.
Og jo mere der håndteres manuelt, desto større bliver risikoen for, at noget bliver overset eller behandlet forskelligt fra måned til måned.
Det var netop den type arbejde, der skulle reduceres.
Data fra alle selskaber samlet ét sted
Vi samlede de finansielle data fra de fire ERP-systemer i Microsoft Fabric.
Fabric fungerer som det centrale datalag, hvor informationerne fra de forskellige selskaber bliver struktureret og gjort sammenlignelige.
Det er en vigtig del af løsningen.
For målet var ikke bare at hente fire datasæt.
Målet var at få dem til at fungere som ét samlet datagrundlag.
Når data først er samlet centralt, bliver det muligt at bygge rapportering på tværs af selskaberne uden først at skulle producere nye manuelle udtræk.
Det betyder også, at økonomiafdelingen ikke skal starte forfra, hver gang koncernrapporteringen skal opdateres.
Forskellige valutaer skal stadig kunne sammenlignes
Valuta var en central del af opgaven.
Et selskab kan godt have et stærkt resultat i sin lokale valuta, men det er svært at sammenholde med resten af koncernen, hvis alle rapporterer i forskellige enheder.
Derfor blev valutaomregningen bygget ind som en del af datamodellen.
Det gør det muligt at præsentere selskaberne i den ønskede fælles rapporteringsvaluta.
På den måde ser ledelsen ikke fire forskellige økonomier, der først skal oversættes mentalt.
De ser ét samlet koncernbillede.
Det gør sammenligninger langt enklere.
Hvordan performer selskab A sammenlignet med selskab B?
Hvilket selskab driver væksten?
Hvor ligger de største omkostninger?
Og hvordan ser koncernens samlede resultat ud?
Når valutaomregningen sker automatisk, bliver de spørgsmål langt lettere at arbejde med.
Et fælles sprog for økonomi og ledelse
Den praktiske værdi af konsolidering handler ikke kun om teknik.
Det handler i høj grad om at få organisationen til at tale samme økonomiske sprog.
Hvis hvert selskab arbejder med egne rapporter, egne definitioner og egne valutaer, kan der opstå mange versioner af det samme billede.
På koncernniveau er det vigtigt, at man sammenligner de samme ting.
At omsætning betyder det samme i alle selskaber.
At omkostningskategorier er bygget op på samme måde.
Og at valutaomregningen sker efter en fælles metode.
Når datagrundlaget er ensrettet, bliver dialogen mellem økonomiafdeling og ledelse også enklere.
Diskussionen behøver ikke længere handle om, hvordan tallene er samlet.
Den kan i stedet handle om, hvad tallene viser.
En konsolideret resultatopgørelse
På toppen af datagrundlaget byggede vi en samlet resultatopgørelse i Power BIPower BI.
Her kan ledelsen både se koncernen samlet og dykke ned i de enkelte selskaber.
Det gør rapporteringen langt mere fleksibel end en klassisk statisk koncernrapport.
Man kan starte med det overordnede resultat.
Derefter kan man undersøge et bestemt selskab.
Eller gå videre ned i enkelte poster og områder.
Det betyder, at den samme rapport kan bruges både til det samlede ledelsesoverblik og til den mere detaljerede økonomiske analyse.
Samme tal – flere perspektiver
En af fordelene ved Power BI er, at de samme underliggende data kan vises på forskellige måder.
En CFO kan være interesseret i det samlede resultat på koncernniveau.
En lokal økonomiansvarlig kan have behov for kun at se sit eget selskab.
Ledelsen kan ønske at sammenligne selskaber på tværs.
Og økonomiafdelingen kan have behov for at følge bestemte konti eller udviklinger over tid.
Alle arbejder ud fra det samme datagrundlag.
Det reducerer behovet for at producere en ny Excel-rapport, hver gang nogen stiller et nyt spørgsmål.
Mindre manuelt arbejde – men også større sikkerhed
Automatisering sparer naturligvis tid.
Men i koncernrapportering er ensartethed næsten lige så vigtig.
Når processen afhænger af manuelle dataudtræk, omregninger og kopiering mellem regneark, skal økonomiafdelingen hver måned sikre, at alt er gjort korrekt.
Er den rigtige valutakurs brugt?
Er alle fire selskaber med?
Er data hentet for samme periode?
Er alle formler opdateret?
Er der brugt den nyeste fil?
Det er mange små kontroller, der hver især kan skabe fejl.
Når de samme trin i stedet bygges ind i en automatiseret dataproces, bliver rapporteringen mere robust.
Det betyder ikke, at økonomiafdelingen ikke længere skal kvalitetssikre.
Men kontrollen flytter sig fra manuelle processer til selve indholdet og resultatet.
Koncernrapportering bliver lettere at skalere
En løsning som denne bliver også interessant, når virksomheden vokser.
Hvis rapporteringen er bygget op omkring manuelle filer, kan hvert nyt selskab gøre processen markant mere omfattende.
Et ekstra ERP-system betyder nye eksportfiler.
En ny valuta betyder nye omregninger.
En ny kontoplan betyder mere mapping.
Når datagrundlaget i stedet er bygget centralt, bliver det lettere at udvide løsningen.
Nye selskaber kræver stadig arbejde med integration og struktur, men man behøver ikke nødvendigvis opfinde en ny rapporteringsproces fra bunden.
Det gør løsningen mere egnet til en virksomhed, der forventer at udvikle sig videre.
Fra fire regnskaber til ét samlet billede
Den største ændring for kunden er egentlig ganske enkel.
Tidligere eksisterede økonomien først og fremmest i fire separate selskaber.
Nu kan ledelsen se dem som én samlet koncern.
De kan fortsat gå ned i det enkelte selskab, når det er relevant.
Men udgangspunktet er fælles.
Samme struktur.
Samme valutaomregning.
Samme rapportering.
Og samme datagrundlag.
Det betyder mindre tid på at samle tallene og mere tid på at forstå, hvordan koncernen faktisk performer.
Konsolidering skal ikke være en månedlig manuel øvelse
Når en virksomhed består af flere selskaber, vil der altid være behov for at samle økonomien på koncernniveau.
Spørgsmålet er, hvor meget manuelt arbejde der skal ligge bag.
Hvis processen hver måned kræver eksport fra flere systemer, valutaomregninger og sammenstilling af Excel-filer, er det ofte et tegn på, at rapporteringen er blevet mere kompleks end den behøver at være.
Med et centralt datagrundlag kan en stor del af arbejdet flyttes væk fra den månedlige rapporteringsproces.
Det giver en mere ensartet løsning og et bedre grundlag for ledelsen.
For i sidste ende er værdien ikke, at fire ERP-systemer er blevet koblet sammen.
Værdien er, at ledelsen kan se én koncern i stedet for fire separate regnskaber.
