Budgettering i Microsoft Fabric: Hvornår skal I gå fra Excel til Planning?
Budgettering i Microsoft Fabric bliver relevant, når budgettet ikke længere bare er en årlig Excel-øvelse, men en del af den løbende styring af virksomheden. Mange danske SMV’er starter fornuftigt med Excel, fordi det er fleksibelt, kendt og hurtigt at komme i gang med. Problemet opstår oftest, når flere medarbejdere bidrager til budget og forecast fasen, samt når budget, forecast og realiserede tal skal samles igen og analyseres.
Det er typisk her, vi ser behovet for en mere sammenhængende løsning. Ikke fordi Excel er forkert. Men fordi økonomi og ledelse får brug for en budgetproces, der hænger tættere sammen med de data, der allerede bruges i rapportering, Power BI og den daglige opfølgning.
Når Excel stadig er godt nok
I de fleste virksomheder er Excel stadig et godt værktøj. Hvis budgettet er simpelt, antallet af bidragsydere er lavt, og opfølgningen primært sker få gange om året, kan en velbygget Excel-model være helt fin.
Excel fungerer især godt, når økonomi selv ejer hele processen, når budgetmodellen ikke har mange dimensioner, og når der ikke er behov for at samle data fra mange kilder. I den situation er det sjældent teknologien, der er den største udfordring.
Tegn på at budgetprocessen er vokset ud af Excel
Skiftet bliver interessant, når budgettet begynder at kræve mere struktur, mere samarbejde og mere sammenhæng med rapporteringen. Nogle af de signaler vi typisk ser er:
- Der findes flere versioner af budgettet, og det er svært at se, hvilken fil der er den rigtige.
- Økonomi bruger meget tid på at samle input fra afdelinger, selskaber eller budgetansvarlige.
- Budget og actuals skal sammenlignes manuelt, før ledelsen kan få et opdateret billede.
- Forecast bliver en tung proces, fordi tallene skal genopbygges eller kopieres fra tidligere filer.
- Power BI-rapporterne viser realiserede tal, men budget og forecast ligger ved siden af rapporteringen.
- Afvigelser kræver mange manuelle forklaringer, før de kan bruges i ledelsesmøder.
Når de tegn begynder at fylde, handler problemet sjældent om, at virksomheden mangler endnu et regneark. Det handler om, at budgetprocessen mangler et fælles datagrundlag.
Hvad Planning i Microsoft Fabric ændrer
Planning i Microsoft Fabric er Microsofts tilgang til at bringe budgettering, forecast, scenarier og opfølgning tættere på den dataplatform, hvor virksomhedens rapportering allerede kan ligge. Microsoft beskriver Plan som en måde at samle historiske data, opdaterede operationelle data og fremtidige budgetforudsætninger i samme Fabric-miljø.
For en SMV betyder det især én ting: budgettet bliver ikke et separat spor ved siden af rapporteringen. Budget, forecast og actuals kan i højere grad arbejde ud fra samme begreber, samme dimensioner og samme datagrundlag.
læs mere om Microsoft plan her: https://datasponge.dk/loesninger/budget/
Fra budgetfil til styringsmodel
Den store forskel er ikke kun, hvor tallene indtastes. Den store forskel er, hvordan budgettet bruges bagefter.
I en klassisk Excel-proces er budgettet ofte noget, der samles, godkendes og gemmes. I en mere integreret Fabric-proces kan budgettet blive en aktiv del af rapporteringen. Det gør det lettere at følge op på spørgsmål som:
- Hvor afviger vi fra budgettet lige nu?
- Er afvigelsen midlertidig, eller skal forecast justeres?
- Hvilke afdelinger, varer, kunder eller projekter driver udviklingen?
- Hvordan ser resten af året ud, hvis den nuværende udvikling fortsætter?
- Hvilket scenarie bør ledelsen reagere på?
Det er her budgettering bliver til ledelsesinformation. Ikke kun en plan for året, men et værktøj til at forstå, om virksomheden bevæger sig i den rigtige retning.
Hvor giver det mest værdi for danske SMV’er?
Vi ser især relevansen hos virksomheder, der allerede bruger eller overvejer Power BI, og hvor budgettet skal hænge sammen med økonomi, salg, indkøb, projekter eller koncernrapportering. Det kan for eksempel være virksomheder med Business Central, e-conomic, men som også bruger andre systemer som f.eks CRM-data eller tidsregistrering, der skal samles i én rapportering.
Det er også relevant, når budgettet ikke kun ejes af økonomi. Hvis afdelingsledere, salgsansvarlige eller projektledere skal bidrage med input, bliver governance, adgang og struktur vigtigere. Her kan en Fabric-baseret tilgang gøre processen mere kontrolleret uden at fjerne den forretningsnære fleksibilitet.
Hvad skal være på plads først?
Planning i Fabric er ikke et tryllestøv, der automatisk løser en uklar budgetproces. Før teknologien giver fuld værdi, skal virksomheden kende sine vigtigste dimensioner, nøgletal og rapporteringsbehov.
Det er derfor en god idé at starte med nogle praktiske spørgsmål:
- Hvilke nøgletal skal budgettet styre efter?
- Hvilke dimensioner skal vi budgettere på: konto, afdeling, kunde, vare, projekt eller selskab?
- Hvem skal kunne indtaste, godkende og følge op?
- Hvordan skal budget, forecast og actuals vises i Power BI?
- Hvilke datakilder skal være en del af det fælles grundlag?
Sådan kan I komme i gang
Den bedste start er sjældent at bygge hele budgetuniverset på én gang. Vi anbefaler typisk at begynde med et afgrænset område, hvor gevinsten er tydelig: finansbudget, salgsbudget, afdelingsbudget eller forecast på udvalgte KPI’er.
Når modellen virker i praksis, kan den udvides med flere dimensioner, flere datakilder og mere avancerede scenarier. På den måde vokser løsningen sammen med virksomhedens behov i stedet for at blive for stor fra start.
Konklusion
Excel er stadig stærkt. Men når budgetprocessen skal hænge tæt sammen med rapportering, forecast og løbende ledelsesopfølgning, er det værd at se på budgettering i Microsoft Fabric.
For danske SMV’er handler værdien ikke om at gøre budgettet mere teknisk. Den handler om at gøre budgettet mere brugbart. Når budget, forecast og realiserede tal arbejder på samme datagrundlag, bliver det lettere at styre virksomheden på de tal, ledelsen allerede bruger.
Måske dette også kunne være interessant at læse:
Budgettering og forecast i Microsoft Fabric
Microsoft egen side omkring Microsoft Plan
Vil I se, om jeres budgetproces er klar til Microsoft Fabric? Book en demo, hvor vi gennemgår jeres nuværende budget, datakilder og rapporteringsbehov.
