Jet Reports og Business Central: Typiske problemer og løsninger

1.

Forbindelsen til Business Central er ikke sat korrekt op

Et af de første steder at kigge er forbindelsen mellem Jet Reports og Business Central.

Hvis Jet Reports ikke er forbundet korrekt til den rigtige Business Central-løsning, kan rapporterne ikke hente de rigtige data.

Det kan give problemer som:

• Rapporten viser tomme felter
• Jet Reports kan ikke finde tabeller eller felter
• Brugeren får fejl ved opdatering
• Rapporten henter data fra forkert miljø
• Rapporten virker hos én bruger, men ikke hos en anden

Det kan især ske, hvis I har flere Business Central-miljøer, for eksempel produktion, sandbox eller testmiljøer.

Tjek først:
Er Jet Reports forbundet til det rigtige Business Central-miljø, den rigtige virksomhed og den rigtige tenant?

2.
Jet Reports appen i Business Central mangler

I Business Central skal Jet Reports appen installeres og godkendes af en administrator.

Hvis denne app ikke er installeret kan Jet Reports Excel add-in ikke etablere forbindelse til Business Central. Det er altså ikke nok bare at installere Jet Reports i Excel.

Husk også at kontrollere udvidelser i Business Central.

Tjek først:

Gå til Business Central og under udvidelser. Er Jet Reports appen installeret der?

3.
Brugerne mangler rettigheder i Business Central

Jet Reports kan kun hente de data, som brugeren har adgang til.

Hvis en bruger mangler rettigheder i Business Central, kan rapporten fejle eller vise ufuldstændige data. Det kan være forvirrende, fordi rapporten måske virker fint hos en kollega med flere rettigheder.

Typiske tegn på rettighedsproblemer:

• Rapporten virker kun hos bestemte brugere
• Nogle felter eller tabeller kan ikke hentes
• Rapporten returnerer tomme værdier
• Brugeren får fejl ved opdatering
• Finansdata, dimensioner eller lagerdata mangler

Det er derfor vigtigt at skelne mellem en fejl i Jet Reports og et rettighedsproblem i Business Central.

Tjek først:
Kan brugeren se de samme data direkte i Business Central, som rapporten forsøger at hente via Jet Reports?

4.
Rapporten peger på det forkerte regnskab

Mange Business Central-løsninger indeholder flere virksomheder eller regnskaber.

Hvis Jet Reports-rapporten peger på det forkerte regnskab, kan rapporten godt teknisk set virke — men vise de forkerte tal.

Det kan være særligt problematisk, fordi fejlen ikke altid ligner en klassisk fejl. Rapporten åbner, opdaterer og viser tal. Tallene er bare ikke dem, brugeren forventer.

Typiske situationer:

• Rapporten er kopieret fra et andet selskab
• Der er oprettet et nyt regnskab
• Rapporten bruger faste filtre
• Brugeren har adgang til flere selskaber
• Rapporten blev oprindeligt bygget til et andet miljø

Tjek først:
Henter rapporten data fra den rigtige virksomhed i Business Central?

5.
Filtre er sat forkert

Filtre er en af de mest almindelige årsager til, at Jet Reports-rapporter ikke viser de forventede tal.

I Business Central bruges filtre ofte til datoer, konti, dimensioner, kunder, varer, afdelinger, projekter eller lokationer. Hvis et filter er forkert, for snævert eller ikke længere matcher jeres data, kan rapporten returnere forkerte eller tomme resultater.

Typiske filterproblemer:

• Forkert datointerval
• Forkert dimensionskode
• Tom filterværdi
• Filter på et felt, der ikke længere bruges
• Filter på forkert tabel
• Filter der virkede i NAV, men ikke i Business Central
• Filterværdier, der er hardcodet i rapporten

Tjek først:
Er der faste filtre i rapporten, som ikke længere passer til jeres Business Central-data?

6.
Dimensioner giver ikke de forventede tal

Dimensioner er ofte centrale i Business Central-rapportering.

De bruges til at analysere finans, afdelinger, projekter, kunder, produktgrupper, lokationer og meget andet. Men dimensioner kan også være en kilde til fejl, hvis Jet Reports-rapporten ikke er bygget korrekt.

Typiske problemer med dimensioner:

• Rapporten filtrerer på forkert dimension
• Dimensionsværdien er stavet forkert
• En dimension er blevet ændret i Business Central
• Rapporten bruger gamle dimensionskoder
• Dimensionsfilteret er placeret forkert i Jet Reports-formlen
• Rapporten summerer på et andet niveau end forventet

Det kan føre til, at rapporten viser tal, der ikke stemmer med Business Central, selvom der ikke nødvendigvis er en teknisk fejl.

Tjek først:
Er dimensionerne i rapporten stadig de samme som i Business Central?

7.
Datofiltre er skrevet forkert

Datofiltre er en klassisk fejlkilde i rapporter.

Hvis datointervallet er forkert, kan rapporten vise for mange, for få eller ingen poster. Fejlen kan være svær at opdage, fordi rapporten stadig kan se korrekt ud.

Typiske datoproblemer:

• Forkert datoformat
• Forkert periode
• Hardcodede datoer fra tidligere år
• Datoer hentes fra celler med forkert format
• Åbne perioder er ikke håndteret korrekt
• Rapporten bruger bogføringsdato ét sted og dokumentdato et andet sted

Det sidste punkt er især vigtigt. Hvis én del af rapporten filtrerer på bogføringsdato, mens en anden del bruger dokumentdato, kan tallene se inkonsistente ud.

Tjek først:
Bruger rapporten det rigtige datofelt og det rigtige datointerval?

8.
Gamle NAV-rapporter fungerer ikke optimalt i Business Central

Mange virksomheder har Jet Reports-rapporter, der oprindeligt blev bygget til NAV/Navision.

Når virksomheden flytter til Business Central, er det ikke altid nok bare at åbne de gamle rapporter og forvente, at alt virker på samme måde.

Gamle NAV-rapporter kan give problemer, fordi:

• Tabeller eller felter kan have ændret sig
• Rapporten bruger gamle filtre
• Datakilden er ændret
• Rettighedsmodellen er ændret
• Rapporten bygger på gamle antagelser
• Rapportstrukturen er blevet for kompleks over tid

Nogle rapporter kan tilpasses. Andre bør bygges om, hvis de er blevet for svære at vedligeholde.

Tjek først:
Er rapporten gennemgået efter overgangen fra NAV til Business Central?

9.
Rapporten er blevet for langsom

Jet Reports-rapporter kan blive langsomme, især hvis de henter store datamængder fra Business Central eller bruger mange funktioner i Excel.

Typiske årsager til langsomme rapporter:

• For mange Jet Reports-formler
• For brede filtre
• For mange faner
• For mange rækker
• Rapporten henter data, der ikke bruges
• Tunge Excel-formler oven på Jet Reports-data
• Gamle rapportstrukturer, der er blevet udvidet mange gange

En langsom rapport er ikke kun irriterende. Den øger også risikoen for, at brugerne undlader at opdatere den ofte nok eller begynder at lave manuelle workarounds.

Tjek først:
Henter rapporten kun de data, den faktisk skal bruge?

10.
Rapporten er afhængig af én nøgleperson

Mange Jet Reports-løsninger bliver med tiden afhængige af én person i økonomiafdelingen.

Det er ofte den person, der oprindeligt byggede rapporterne eller har lært sig selv, hvordan funktionerne virker. Problemet opstår, når rapporterne skal ændres, når personen ikke er tilgængelig, eller når nye medarbejdere skal overtage.

Typiske tegn:

• ingen tør ændre rapporterne
• der findes ingen dokumentation
• rapporterne er fulde af skjulte faner og manuelle rettelser
• det er uklart, hvilke rapporter der stadig bruges
• nye medarbejdere kan ikke vedligeholde rapporterne
• fejl tager lang tid at finde

I den situation handler problemet ikke kun om Jet Reports. Det handler om driftssikkerheden i jeres rapportering.

Tjek først:
Er jeres vigtigste rapporter forståelige og vedligeholdbare for mere end én person?